20 Cara Manajemen Waktu Yang Efektif (Agar Memiliki Produktifitas Tinggi)

Seringkali waktu 24 jam yang dimiliki dirasa sangat kurang, banyak berbagai aktivitas dan pekerjaan yang belum terselesaikan.

Munculnya permasalahan ini sebenarnya bukan pada terbatasnya waktu, akan tetapi cara mengelola waktu yang kurang bijak atau kurang baik.

Memanfaatkan waktu dengan baik itu sangat penting, sehingga waktu Anda tidak terbuang sia-sia karenanya.

Perbedaan antara orang sukses dan gagal umumnya terletak pada cara mereka mengatur waktu. Dimana 1 hari terdiri dari 24 jam, yang setara dengan 1440 menit atau 86.400 detik.

Manfaatkan dengan baik pada detik-detik yang berlalu. Oleh karena itu milikilah kemampuan cara mengatur waktu yang baik dan efisien.

Cara Manajemen Waktu Yang Efektif

Cara Manajemen Waktu Yang Efektif

1. Buang Sifat Suka Menunda-nunda
Salah satu kebiasaan yang harus dienyahkan yaitu suka menunda-nunda, karena bisa membuat Anda menjadi tidak produktif, serta kebiasaan buruk ini dapat menyebabkan hari-hari Anda berantakan, serta dapat mencegah Anda untuk sukses dalam segala hal.

Memang dibutuhkan usaha yang lebih agar bisa selalu memulai pekerjaan dengan tepat waktu dan menjaga fokus sampai pekerjaan akhirnya selesai. Menunda pekerjaan karena berbagai alasan seringkali menjadi penghalang orang-orang untuk bisa produktif.

Agar Anda tidak lagi suka menunda aktivitas / pekerjaan, maka milikilah tujuan yang jelas dari aktivitas yang Anda lakukan. Dimana salah satu penyebab dari kebiasaan menunda pekerjaan adalah tidak adanya tujuan yang jelas dari aktivitas yang akan dilakukan.

Dengan kata lain, dirinya tidak tahu tentang hasil atau manfaat nyata dari suatu aktivitas yang dilakukan, hal inilah yang menyebabkannya menjadi kurang termotivasi, sehingga dirinya hanya bersantai saja dan menunda-nunda pekerjaannya.

Untuk mengatasi masalah ini maka pastikan Anda memiliki konsep yang jelas tentang berbagai aktivitas atau pekerjaan yang dilakukan.

Perlu diketahui, bahwa kepuasan ketika berhasil menyelesaikan suatu tugas, maka akan membuat Anda menjadi memiliki semangat lebih untuk menyelesaikan tugas lainnya.

Selain itu, terlalu banyak informasi tidak berguna yang masuk ke dalam pikiran, dapat menyebabkan Anda kehilangan fokus, sehingga nantinya beresiko menunda pekerjaan.

Oleh karena itu, saat duduk di depan meja kerja, maka hindari yang namanya membuka Facebook, Twitter, dll untuk tujuan yang kurang jelas, buang segala hal yang bisa membuat pikiran dan fokus bekerja Anda terganggu.

Pilah-pilah informasi yang masuk, yang kategorinya berupa:
  • Informasi yang harus diperhatikan sekarang.
  • Informasi yang dapat diperhatikan nanti (ketika ada waktu luang).
  • Informasi yang tidak penting.

Perhatikan informasi yang masuk, dan pastikan bahwa Anda hanya akan mengolah informasi penting saja di pikiran. Hal ini agar fokus pekerjaan Anda tidak hilang.

Agar tidak membuang-buang waktu dan menunda pekerjaan, maka jangan terlena dengan terlalu menggampangkan setiap tugas yang ada.

“Gampang ini, kok!”, pikiran seperti itu akan membuat Anda terlena sehingga akan membuang-buang waktu, sampai tiba-tiba sisa waktu mengerjakan tugas hanya tinggal sedikit.

Agar tidak menunda-nunda maka paksa diri untuk mulai mengerjakan tugas. Dimana dalam suatu kondisi, hal tersulit bukanlah menyelesaikan tugas, namun justru memulainya.

Betapa sering para mahasiswa mengalami rasa malas ketika harus mulai mengerjakan sebuah paper kuliah. Namun, setelahnya dirinya justru menikmatinya saat di tengah proses pengerjaan tugas.

Memang, memulai pekerjaan terkadang tidak mudah, akan tetapi paksakan diri Anda untuk segera memulai saat ini juga.

2. Jangan Membuat Rumit Sesuatu
Jika diperhatikan pada orang-orang yang sukses dalam bisnisnya seperti Bill Gates (pemilik Microsoft) dan Mark Zunkenberg (pemilik Facebook), biasanya mereka dikenal dengan pakaian yang begitu-begitu saja.

Hal itu karena mereka memang tidak begitu berlama-lama mengurusi hal yang bukan pokok. Waktu dan tenaga mereka lebih diarahkan untuk mengurusi hal-hal yang penting.

Mereka tidak mengurusi seperti: nanti mau jajanan apa, dengerin musik apa, sikat gigi warna apa, dan hal-hal yang sepele lainnya. Pikiran mereka dioptimalkan untuk hal-hal yang penting.


3. Lakukan Aktivitas Sejak Pagi
Ketika melakukan aktivitas, maka mulailah sejak awal yaitu pagi hari, sehingga Anda akan menjadi orang yang benar-benar memanfaatkan waktu yang dimiliki dengan maksimal.

Hindari hanya bengong saja di pagi hari atau bahkan masih dalam kondisi tidur. Beraktivitas dengan rajin sejak pagi hari memberikan banyak sekali manfaat, yaitu:
  • Anda akan lebih produktivitas.
  • Tubuh akan lebih sehat.
  • Jiwa akan lebih ceria.
  • Anda akan lebih bersemangat dalam menjalankan banyak aktivitas seharian. 

Selain itu, pada sebuah studi di tahun 2011, yang dilakukan oleh pihak dari universitas Northwestern, menemukan bahwa bangun lebih pagi akan membuat seseorang lebih cenderung untuk memilih makanan yang sehat.

Selain itu, orang yang biasa bangun pagi memiliki tingkat BMI yang umumnya lebih rendah dibandingkan dengan orang-orang yang hampir selalu bangun siang, baik itu karena tidur larut malam atau begadang.

Orang yang bangun pagi juga akan bisa menghirup udara segar yang menyehatkan. Nantinya akan terdapat banyak hal yang bisa Anda lakukan dengan melakukan bangun pagi.

4. Buat Catatan Kegiatan Anda, Agar Nantinya Dianalisa
Dengan membaut catatan maka Anda nantinya bisa lebih rasional dalam mengatur waktu. Anda tinggal mencatat kegiatan-kegiatan apa saja yang telah dilakukan pada hari ini.

Lalu diurutkan dari kegiatan banyak paling banyak memakan waktu. Dengan begitu, nantinya Anda bisa melihat secara jelas, waktu yang Anda miliki digunakan untuk hal apa saja.

Lalu tinggal Anda evaluasi, dan akan diketahui bagaimana cara Anda menggunakan waktu. Apakah Anda sering menonton TV, bermain game, duduk santai, dan semacamnya.

Sehingga, Anda bisa merubah atau menghilangkan segala aktivitas yang tidak produktif, digantikan dengan aktivitas yang produktif.

Membuat catatan seperti ini juga berguna agar Anda bisa lebih realistis dan tepat dalam merencanakan jadwal harian.

5. Hilangkan Sifat Malas
Sifat malas ini akan menyebabkan Anda akan menyia-nyiakan waktu. Sifat malas ini akan menyebabkan kegagalan seseorang dalam menjalani kehidupan.

Anda harus menghilangkan sifat malas ini agar waktu yang Anda miliki menjadi tidak terbuang sia-sia. Dengan menjadi orang yang rajin maka Anda akan bisa memanfaatkan waktu Anda dengan efektif, untuk melakukan berbagai akivitas yang berguna.

Selain itu, pribadi yang rajin akan menjadi lebih energic, bersemangat, percaya diri, cerdas dan memiliki motivasi hidup yang tinggi.

Cara yang ampuh untuk menghilangkan sifat malas yang sudah mendarah daging, yaitu dengan mulai rutin melakukan olahraga.

Olahraga akan membuat tubuh menjadi aktif bergerak, jantung berdetak lebih cepat, serta akan meningkatkan produk hormon di dalam tubuh yang berfungsi untuk meningkatkan suasana hati.

Dengan berolahraga maka Anda akan menjadi lebih bersemangat, dengan begitu maka rasa malas-pun akan menjadi hilang.

Cara lainnya untuk menimbulkan semangat adalah dengan membasuh wajah, dengan membasuh wajah maka wajah akan menjadi segar, rasa kantuk menjadi berkurang atau hilang, dan pikiran menjadi lebih fresh.


6. Buatlah Prioritas Kegiatan
Selain harus aktif dan rajin, agar Anda bisa mengelola waktu dengan baik maka milikilah prioritas kegiatan.

Dari banyak kegiatan yang kemungkinan Anda kerjakan, maka urutkan kegiatan tersebut mulai dari:
  1. Penting yang mendesak
  2. Penting yang tidak mendesak
  3. Tidak Penting.

Nah, lakukan kegiatan dari yang terpenting serta mendesak untuk dilakukan saat ini juga, baru kemudian dikerjakan hal-hal yang bersifat penting yang tidak mendesak.

Jika Anda dihadapkan pada banyak opsi pilihan aktivitas, maka Anda perlu mengurutkan untuk mengerjakan hal yang paling penting dan urgent terlebih dahulu. Sehingga Anda nantinya memiliki kemampuan manajemen waktu yang sangat baik.

7. Manfaat Aplikasi Atau Buku Catatan 
Anda bisa memanfaatkan aplikasi smartphone ataupun buku catatan sebagai alat bantu dalam mengelola waktu. Manfaatkan buku notes agar bisa mengatur semua jadwal dengan mudah, atau bisa dalam bentuk aplikasi yang dapat didonwload di gadget.

Mencatat akan mempermudah Anda untuk terus mengetahui berbagai daftar kegiatan yang akan dikerjakan. Sehingga ini mencegah Anda untuk bengong saja atau membuang-buang waktu karena kebiangungan tidak ada aktivitas.

8. Rapikan Barang-barang Dapat Menghemat Waktu
Dengan merapikan barang-barang milik Anda, seperti buku, baju, kertas, dan pernak pernik lainnya maka hal ini berguna supaya Anda tidak kelimpungan saat memerlukannya. Betapa sering orang-orang menghabiskan waktu hanya untuk mencari kunci motor yang tidak ditemukan.

Tentunya jangan sampai waktu kita terbuang untuk hal-hal semacam itu. Merapihkan barang-barang pada tempatnya akan membantu Anda agar bisa mengelola waktu dengan efisien.

9. Hati-hati dengan Segala Distraksi yang Ada di Sekitar
Ketika sedang bekerja yang memerlukan konsentasi tinggi, maka usahakan untuk menjauhkan semua distraksi yang ada di sekitar. Jauhkan gadget, smartphone, Facebook, Twitter, dan hal-hal lainnya yang tidak urgent.

Hal ini perlu dilakukan agar Anda tidak terjerembab ke hal-hal yang bisa menghabiskan waktu Anda secara tidak sadar. Menjauhkan hal-hal yang kurang penting juga berguna agar Anda bisa tetep fokus dan konsentrasi saat bekerja.

10. Disiplin
Agar Anda bisa mengatur dan menjaga waktu Anda, maka bersikaplah disiplin dan tegas pada diri sendiri, hal ini bukan berarti mamaksakan diri mengerjakan sesuatu. Jika memang kondisi tubuh sakit tentunya harus istirahat, jangan dipaksakan bekerja.

Yang dimaksud adalah jangan malas bergerak dan menunda-nunda kegiatan, yang akhirnya akan menyebabkan pekerjaan menjadi menumpuk. Memiliki sifat disiplin yang kuat ini akan membuat Anda bisa melakukan manajemen waktu dengan baik.


11. Kondisikan Agar Anda Memiliki Akses Cepat Melihat Jam
Ini merupakan hal yang sederhana dan terkesan sepele, akan tetapi ternyata memberikan manfaat yang signifikan. Dengan memiliki akses cepat untuk melihat waktu, membuat Anda bisa dengan mudah mengetahui sekarang jam berapa.

Dengan melihat jam, maka akan menyadari sisa waktu Anda dalam mengerjakan sebuah tugas, sehingga Anda tidak terlena untuk berlambat-lambat dalam menuntaskan suatu tugas.

Melihat jam juga akan membuat Anda bisa menyadari berapa lama waktu yang dihabiskan untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan. Hal ini membantu Anda agar bisa lebih efisien dalam mengatur waktu.

12. Atur Kegiatan dengan SMART 
Sebuah tips, rencanakan tugas yang paling sulit di awal pekan, hal ini berguna agar Anda nantinya bisa lebih ringan menjelang akhir minggu (sebelum akhir pekan).

Tugas yang berat, yang memiliki tingkat kesulitan paling tinggi serta banyak menguras pikiran dan tenaga, maka lebih baik dijadwalkan untuk dilakukan pada awal pekan (Senin atau Selasa).

Adapun tugas-tugas yang lebih lebih ringan dikerjakan pada pertengahan minggu atau mendekati akhir minggu (Kamis dan Jumat).

Mengapa begitu?

Setelah Anda berlibur di akhir pekan maka pikiran dan tenaga akan kembali fresh, saat kondisi prima ini maka manfaatkan untuk mengerjakan tugas terberat.

Dengan begitu, ketika masuk akhir pekan yang kondisi tubuh dan pikiran sudah mulai lelah, maka Anda hanya tinggal menyelesaikan tugas yang ringan-ringan.

13. Anda Bisa Membagi Tugas yang Panjang Dalam Bentuk Yang Kecil-kecil
Sebuah teknik agar Anda bisa tetap efektif dalam me-manajemen waktu, yaitu dengan memecah tugas-tugas yang besar atau panjang. Dimana melihat tugas yang berat dan sulit bisa membuat down.

Oleh karena itu, agar Anda tetap bisa semangat mengerjakannya, maka kerjakan tugas panjang ini sedikit demi sedikit.

Anda tidak perlu memaksakan tugas untuk selesai dalam jangka pendek, apalagi jika tugas tersebut memiliki tingkat kesulitan tinggi dan menjenuhkan.

Sehingga dengan teknik ini, Anda tetap bisa mengerjakan sebuah tugas yang besar, sulit dan menjenuhkan, hanya saja dilakukan dalam jangka panjang agar Anda terhindari dari rasa tertekan dan stres.

Sebagai contoh, Anda bisa meluangkan waktu 10, 30 atau 60 menit saja dalam sehari untuk mengerjakan sebuah tugas yang berat dan menjenuhkan.

Dengan teknik ini juga, Anda tidak lagi merasa down dan menunda mengerjakan pada setiap tugas berat yang muncul. Anda bisa mengerjakannya sedikit demi sedikit.

14. Hindari Perfeksionisme
Anda perlu menghindari perfeksionisme karena hal itu akan menghabiskan banyak waktu. Berkutat tanpa akhir hanya untuk mencari kesempurnaan pada hal-hal sepele, maka ini adalah buang-buang waktu.

Padahal, waktu Anda masih digunakan untuk melakukan hal-hal yang lebih berguna dan menyenangkan.

15. Manfaatkan Semaksimal Mungkin Saat-saat Anda Semangat
Merupakan hak yang wajar bahwa Anda tidak sama sepanjang waktu. Dimana ada suatu kondisi seseorang merasa semangat sehingga bisa lebih produktif, namun ada juga masa ketika rasa semangat tidak begitu muncul.

Sehingga, pada saat-saat atau waktu Anda sedang semangat maka manfaatkan sebaik mungkin untuk mengerjakan berbagai tugas yang ada.

Jangan sampai ketika tubuh sedang fit dan semangat juga tinggi, justru digunakan untuk hal-hal yang tidak penting seperti bermain game komputer, bersantai, dll.

16. Hindari Suasana Berkecamuk
Jangan membiarkan meja tulis Anda dipenuhi dengan kertas bertumpuk dan barang-barang lainnya yang banyak. Kondisi yang berantakan seperti ini akan dapat merusak pemandangan dan menghancurkan mood, sehingga performa kerja akan menurun.

Untuk bisa me-manajemen waktu dengan baik, maka kondisikan agar Anda memiliki performa kerja yang selalu tinggi pada setiap saat.

17. Tolak Hal yang Bisa Membahayakan Manajemen Waktu Anda
Anda jangan ragu untuk menolak ajakan orang lain yang bisa membuat pekerjaan Anda menjadi terbengkalai, baik itu teman, sahabat, dan sanak famili.

Anda jangan takut untuk menolak pada hal-hal yang bisa mengacaukan manajemen waktu anda. Apalagi jika ajakan dari mereka bukan hal yang urgent.

18. Gunakan Teknologi Pengingat
Dengan memanfaatkan teknologi pengingat, maka Anda nantinya bisa mengingat tugas atau tenggat waktu yang penting. Oleh karena itu, jika ada sebuah tugas atau jadwal penting maka pasang pengingatnya di smartphone Anda, sehingga Anda tercegah dari melupakan sesuatu yang penting.

19. Jangan Melakukan Multitasking, dan Fokus pada Tugas
Untuk bisa memanfaatkan waktu dengan maksimal maka fokuslah pada pekerjaan yang sedang dikerjakan. Hindari hal-hal yang bisa menganggu. Dengan fokus yang baik, maka Anda nantinya bisa lebih mudah dalam mengatur waktu.

Ketika fokus, maka pasang smartphone pada silent mode, sehingga Anda tidak terganggu ketika ada notifikasi yang masuk. Pasang logo “busy” pada aplikasi chatting sehingga Anda tidak akan dihubungi sementara waktu.

Selain itu hindari multitasking. Melakukan banyak hal dalam satu waktu bisa menyebabkan Anda tidak fokus pada pekerjaan utama. Sehingga pekerjaan yang dilakukan tidak akan optimal.

Jika sedang melakukan suatu kegiatan yang butuh konsentrasi tinggi, maka hindari melakukan yang namanya multitasking.

20. Biasakan Untuk Mengistirahatkan Pikiran Sejenak
Setelah menyelesaikan satu tugas pekerjaan, maka berikan kesempatan bagi tubuh dan pikiran untuk beristirahat. Tidak perlu lama-lama, cukup 10-15 menit saja, sehingga nantinya pikiran kembali fresh, dan kerja pun menjadi optimal dan cepat.

Manfaatkan waktu istirahat untuk menyegarkan pikiran, meregangkan otot badan yang kaku dan menghirup udara segar.

Kesuksesan bisa diraih ketika Anda mampu mengatur dengan baik waktu istirahat dan bekerja. Hal ini agar menghasilkan kerja yang maksimal dan berkualitas.


Tulisan Terkait: